Vraag en antwoord elektronisch certificeren (e-Phyto)

Elektronisch certificeren (e-Phyto)  heeft gevolgen voor bedrijven in Nederland en roept veel vragen op. Hieronder vindt u de actuele vragen (met onze antwoorden) over het elektronisch certificeren.

laatste update 2-6-2022

We hebben de vragen gecategoriseerd in onderstaande onderdelen. Klik op het gewenste onderwerp om direct naar de vragen over dit onderwerp te gaan.

Algemeen
Import
Export
Re-export

Algemeen

1. Wordt alle data op elektronische certificaten nu ook direct gecodeerd en geharmoniseerd (SAD)?
Nee, dat is iets wat internationaal geregeld moet worden en iets dat langere tijd in beslag zal nemen. Staat volledig los van dit traject van e-phyto.

2. Waar kan ik meer beleidsachtige informatie vinden?
Zie hiervoor de website van de NVWA.

3. Wat is een elektronisch fytosanitair certificaat?
Een elektronisch certificaat is een gegevensbestand (bijvoorbeeld in XML) dat fytosanitaire garanties van een bepaalde zending planten of plantaardige producten bevat. Dit gebeurt volgens internationale normen die betrekking hebben op:

  • de indeling van het bestand
  • de beveiliging van het bestand
  • de echtheidskenmerken van het bestand

Een pdf (van een papieren certificaat) is geen elektronisch certificaat, we spreken dan van een gedigitaliseerd certificaat.

4. Hoe lang blijven elektronische importcertificaten oproepbaar?
De Europese Commissie heeft de verzekering gegeven dat certificaten beschikbaar blijven, ook als het certificaat na tien jaar nog nodig is. Ook nationaal wordt onderzocht hoe we certificaten - waarvoor dat nodig is - lange tijd beschikbaar kunnen houden. Bijvoorbeeld op basis van labeling van productsoort, waarbij certificaten van bijvoorbeeld hout of zaaizaden een langere bewaartermijn krijgen dan snijbloemen.

5. Is een geprinte versie van een e-phyto ook geldig?
Een e-phyto kan in een leesbare vorm worden weergegeven om te worden afgedrukt. Zo’n afdruk is echter pas een geldig certificaat als deze is voorzien van een waarmerkstempel en handtekening van een bevoegd fytosanitair inspecteur. Tijdens de importinspectie kan de keurmeester het elektronische fytosanitaire certificaat controleren.

6. Waarom is de opmaak van een print van een e-phyto anders dan de papieren versie? Accepteren andere landen het wel?
Ieder land kan op zijn eigen wijze leesbare afdrukken van elektronische certificaten maken, maar deze moeten altijd voldoen aan de internationale normen, met een vastgestelde volgorde van de verschillende tekstvakken.
De afdruk van het elektronische certificaat in Nederland is de weergave uit ons nationale systeem. De afdruk ziet er anders uit dan bijvoorbeeld een pdf uit Traces NT of een pdf uit het land van export. Echter, al deze (licht) verschillende weergaven moeten allemaal voldoen aan de internationale standaarden.

7. Gaat alles ineens over naar elektronisch certificeren?
Nee, dat gaat gefaseerd. In de overgangsperiode lopen er dus enige tijd twee processen naast elkaar. De huidige papieren en de elektronische. Dat is helaas niet te voorkomen. Elektronische fytosanitaire certificaten vervangen papieren certificaten. Landen kunnen er dus voor kiezen om alleen nog elektronische certificaten te versturen naar landen die dat accepteren.

8. Wat als er storing is in één van de schakels in het elektronische systeem?
De NVWA en de keuringsdiensten stellen noodprocedures op in geval van storingen.

9. Moeten we in VK het elektronische certificaat uploaden in het systeem van DEFRA?
Dit is aan DEFRA hoe ze dit inregelen.
Het elektronische certificaat wordt rechtstreeks verzonden naar de fytosanitaire autoriteiten van het VK. Het ligt voor de hand dat de importeur in het VK wel bepaalde gegevens van het Nederlandse elektronische certificaat moet opgeven in zijn aangifte in het systeem van de fytosanitaire autoriteiten zodat het juiste certificaat bij de (aangifte van) de juiste zending terecht komt. Een Nederlandse exporteur moet dus de gegevens van het elektronische certificaat zenden aan de importeur in het VK.

Import

1. Kan de aangever (degene die de inklaring doet) inzicht krijgen in de elektronische certificaten of in TRACES die zijn binnengekomen?
Op basis van een aantal kenmerken kan/moet de aangever in CLIENT import de aangifte koppelen aan het elektronische certificaat. TRACES is voor ons helemaal geen partij. De gegevens uit CLIENT import gaan automatisch naar TRACES (TNT) toe. Wij doen in Nederland niets in TNT zelf. Ook een CHED is voor import in Nederland niet van toepassing dat is alleen aan de orde als het via een andere EU lidstaat binnenkomt.

2. Als er overeenstemming is met een land, is het een kwestie van 'de knop omzetten'? Of zit daar dan eerst nog heel (elektronisch) proces aan vast?
Nee, dat hele proces zijn we nu aan het inregelen. Als het voor één land kan, kan het ook voor alle andere landen. Het is dan dus een kwestie van 'de knop omzetten'.

Export

1. Hoe maak ik een e-phyto op?
Het opmaken van het fytosanitair certificaat verandert niet. Alleen het zetten van een stempel en handtekening op een papieren fytosanitaire certificaat wordt vervangen door het accorderen van het elektronische certificaat. 

2. Is elektronisch certificeren het zelfde als ABC bedrijven of zelfkeur?
Nee, elektronisch certificeren gaat alleen over het elektronisch versturen van het fytosanitaire certificaat. Alleen het certificeringsproces verandert hierdoor, niet het inspectieproces.

3. Het fytosanitair certificaat heeft ook waarde bij het opstellen van een oorsprongsdocument, worden die partijen die dat doen ook meegenomen in de procedure ?
Nee, elektronisch certificeren gaat alleen over het elektronisch versturen van het fytosanitaire certificaat. Andere documentatie staat hier los van.

4. Is elektronisch certificeren alleen mogelijk als je aan een systeem mee doet?
Nee, digitaal certificeren gaat voor alle zendingen gelden voor een bestemming die heeft aan gegeven dat zij digitale certificaten kunnen en willen ontvangen. Alleen het certificeringsproces verandert en niet het inspectieproces.

5. Hoe snel is het elektronische certificaat in het land van bestemming?
Direct nadat het fytosanitair certificaat (digitaal) is gewaarmerkt door de keurmeester, wordt het elektronisch verzonden naar het land van bestemming.

6. Is het digitale certificaat ook nog beschikbaar voor het bedrijf zelf voor andere doeleinden zoals de KvK?
Op dit moment is alleen het statement voorzien, dit is een verklaring die informatie over het certificaat bevat maar het is geen fytosanitair certificaat.

7. Worden ontvangende landen geïnformeerd dat Nederland elektronisch gaat certificeren?
Ja, de NVWA maakt met derde landen bilaterale afspraken over elektronische uitwisseling van fytosanitaire certificaten.

8. Kan het fytosanitair certificaat ook nog direct na de exportinspectie gewaarmerkt worden?
Jazeker, in de werkwijze hoeft niets te veranderen. Alleen het zetten van een stempel en handtekening op een papieren fytosanitair certificaat wordt vervangen door het accorderen van het elektronische certificaat. Dat kan uiteraard ook direct na de inspectie.

9. Hoe merk ik dat een fytosanitair certificaat is gewaarmerkt?
In e-CertNL staat de status van de aanvraag op verklaring verstrekt of digitaal ontvangen (dan is het ook verstuurd). Daarnaast kan bij de bedrijfsgegevens worden aangegeven dat een e-mail wordt verstuurd als een fytosanitair certificaat is gewaarmerkt. U ontvangt dan een bevestiging van waarmerking in de opgegeven mailbox.

10. Wordt er 24 uur per dag elektronisch gewaarmerkt?
Nee, alleen binnen openingstijden worden er fytosanitaire certificaten gewaarmerkt.

Re-export

1. Aan welke eisen qua naamgeving moet een te uploaden pdf bestand voldoen of is dat vrij voor bedrijven?
We hebben het alleen over een pdf uploaden in geval van  papieren import certificaat wat bijlage wordt bij een elektronisch re-export certificaat. Daar maakt de naamgeving nietb uit. Het wordt geüpload bij één aanvraag en verder niet. 

2. Wordt de data van een geupload pdf bestand in het XML bericht (elektronisch certificaat) opgenomen?
Bij elektronische uitwisseling met landen gaat alles via berichtenverkeer, daarbij kan niet van een pdf een xml bericht gemaakt worden. Dat zal een bijlage blijven bij het xml bericht. Ik deze gevallen blijft de werkwijze hetzelfde is als wij elders hebben beschreven.

3. Hoe kom ik aan de bijschrijvingen die vanuit een producerend land zijn meegegeven op het elektronische certificaat? Die zijn bij re-export nodig.
Het is gebruikelijk dat de exporteur een kopie van het certificaat of een document vergelijkbaar met het statement ontvangt. U kunt dat opvragen bij uw exporteur, als dit niet al naar u wordt toegestuurd door uw handelspartner. Het is nog niet mogelijk bijschrijvingen naar het eigen systeem te exporteren.

4. Staat bij printen van een elektronisch certificaat alles in de statements? Inclusief alle bijschrijvingen die nodig zijn voor re-export buiten de EU?
Ja, het statement bevat alle inhoudelijke informatie die het exportcertificaat bevat, dus ook de bijschrijvingen. Het is nog niet mogelijk bijschrijvingen naar het eigen systeem te exporteren.

 

5. Wat is een statement?
Het statement is het document dat de exporteur ontvangt/kan oproepen nadat het exportcertificaat is gewaarmerkt. Dit document bevat alle inhoudelijke informatie van het certificaat, maar zonder de echtheidskenmerken. Het is dus geen certificaat.

6.. Ik heb nu een papieren importcertificaat maar het ontvangende land wil het certificaat elektronisch ontvangen. Kan dit?
Ja, een kopie conform van het papieren certificaat kan ingescand en geupload worden in e-CertNL. Daarmee wordt het een onderdeel van het elektronische certificaat.
 

Andere vraag?