Lees voor
e-Phyto (elektronisch certificeren)

Met ingang van 31 januari 2024 is gestart met elektronische uitwisseling van fytosanitaire exportcertificaten. Te beginnen met zendingen naar het Verenigd Koninkrijk. Dit heeft ook gevolgen voor de exporteur.

1 / 1

De NVWA verstuurde een nieuwsbrief waarin zij meer vertelden over elektronisch certificeren met bestemming Verenigd Koninkrijk (VK). De applicaties bloembollen (CBB) en snijbloemen en potplanten (CST) zijn op 31-1-2024 gestart met uitwisseling van elektronische exportcertificaten. De applicatie bomen jonge planten (CBN) zijn op 15 februari 2024 gestart. De applicatie zaaizaden (CZZ) start op een later moment.

De NVWA heeft een demo georganiseerd over de wijzigingen. De pdf van deze demo is beschikbaar.

Elektronisch certificeren heeft gevolgen voor u als exporteur

  • De keurmeester zet geen ‘natte’ stempel en handtekening meer.
  • Het fytosanitair certificaat wordt niet meer met de zending meegestuurd. Het wordt elektronisch gedeeld met de NPPO van het bestemmingsland.
  • U moet zelf heel goed in de gaten houden dat alle certificaten ook echt zijn gewaarmerkt. Nu gaan de certificaten met de zending mee. Hierdoor is er automatisch ook een controle of alle certificaten zijn gewaarmerkt. Deze controle kan niet meer op deze manier gebeuren. Dit om te voorkomen dat er zendingen in het land van bestemming staan waarvoor geen elektronisch certificaat is doorgestuurd. Het controleren in e-CertNL of alle certificaten gewaarmerkt zijn kan ook via berichtenverkeer vanuit e-CertNL en vanuit het overzichtsscherm in e-CertNL (zie veelgestelde vragen onderaan deze pagina).
  • Een aantal vrije tekstvelden zijn pickup lijstjes geworden. Klik hier voor de nieuwe waardes.  Gebruikers van het berichtenboek moeten hiervoor wel een aanpassing doen. 
  • Dit kan gevolgen hebben voor gebruikers die csv bestanden uploaden of gebruikers van het berichtenboek (koppeling tussen eigen systeem en e-CertNL). 

    De handleiding voor het aanmaken en/of aanpassen van csv-bestanden staat op de e-CertNL site beschreven.   

    De beschrijving van de nieuwe velden voor de berichtenboekgebruikers (webservice) is ook beschreven op de e-CertNL  site. 

    De NVWA heeft een vraag-antwoord opgesteld over de aanpassingen rondom de invoering e-phyto. 

Voor een aantal certificaten is het niet mogelijk een elektronisch certificaat te versturen

Hiervoor komt het hybride systeem. e-CertNL geeft aan of een elektronisch certificaat verstuurd kan worden of niet. Als dat niet kan moet u een certificaat uitprinten en die wordt dan op de huidige manier afgehandeld.

Bij re-export zijn er vier opties. Nog niet alle fytosanitaire certificaten (import en export) kunnen elektronisch uitgewisseld worden.

  1. Papieren importcertificaat – papier re-exportcertificaat

    geen andere werkwijze
  2. Papieren importcertificaat – elektronisch re-exportcertificaat

    Van een oorspronkelijk papieren importcertificaat moet u de copy conform PDF (gestempelde kopie) toevoegen. Deze kunt u uploaden in e-CertNL.
  3. Elektronisch importcertificaat – papier re-exportcertificaat

    de PDF uit Traces met de tekst (waarmerk): ’issued conformed to the original’ wordt hiervoor gebruikt. Deze kunt u printen en bij het papieren re-exportcertificaat voegen.
  4. Elektronisch importcertificaat – elektronisch re-exportcertificaat

    De NVWA bouwde in e-CertNL een functie waarmee u elektronische importcertificaten kunt opvragen. Hiervoor zijn de volgende gegevens nodig: fytosanitair certificaatnummer, datum van afgifte en land van afgifte. Deze kunnen dan aan een re-export aanvraag worden gekoppeld. Hierdoor kan het volledig digitaal afgehandeld worden.
tabel met 4 opties re-export

Veelgestelde vragen (FAQ)

14 resultaten

Als gevolg van de invoering van elektronisch certificeren zijn de waardes in e-CertNL veranderd. Hoe kan ik mijn csv bestand hierop aanpassen?

De handleiding voor het aanmaken en/of aanpassen van csv-bestanden staat op de e-CertNL site beschreven.  Een aantal vrije tekstvelden zijn, als gevolg van de invoering van elektronisch certificeren) pickup lijstjes geworden. Klik hier voor de nieuwe waardes.  Gebruikers van het berichtenboek moeten hiervoor wel een aanpassing doen. 

  

Hoe kom ik aan het elektronische import certificaat uit Traces met de tekst (waarmerk): ‘issued conformed to the original’?

Dit kan via de bedrijfsgegevens in e-CertNL onder kopje elektronische certificaten. Dit op basis van het certificaatnummer, land van afgifte en de datum van afgifte. 

Er wordt nog gewerkt aan een instructie. Deze plaatsen we hier zodra deze beschikbaar is.

Hoe kan ik een elektronisch import certificaat oproepen en koppelen aan mijn re-export aanvraag?

Dit kan via de bedrijfsgegevens in e-CertNL onder kopje elektronische certificaten. Dit op basis van het certificaatnummer, land van afgifte en de datum van afgifte. 

Er wordt nog gewerkt aan een instructie. Deze plaatsen we hier zodra deze beschikbaar is.

Hoe kan ik zien of al mijn aangeboden certificaten zijn gewaarmerkt en dus elektronisch zijn verstuurd?

Er zijn twee mogelijkheden:

  1. In het overzichtsscherm van e-CertNL staan alle aanvragen. In de kolom ‘status’ is zichtbaar of het certificaat gewaarmerkt of verstuurd is. (Digitaal verstrekt - de documenten zijn gereed en staan klaar voor het importerende land ter beoordeling / Digitaal ontvangen - de documenten zijn door het importerende land ontvangen en worden beoordeeld / Digitaal akkoord - het importerende land heeft de documenten geaccepteerd).
  2. In de bedrijfsgegevens aangeven dat er een e-mail verstuurd wordt als een fytosanitair certificaat gewaarmerkt is.
  • Klik op ‘bedrijfsgegevens’ in het startscherm van de e-CertNL applicatie
  • Klik op tabblad ‘rollen en rechten’
  • Vink bij kopje ‘meldingen ontvangen bij de optie “’documenten opgemaakt en gewaarmerkt’ aan. De mail wordt dan verstuurd naar de opgegeven e-mailadressen.
Wordt alle data op elektronische certificaten nu ook direct gecodeerd en geharmoniseerd (SAD)?

Nee, dat is iets wat internationaal geregeld moet worden en iets dat langere tijd in beslag zal nemen. Staat volledig los van dit traject van e-phyto.

Kan ik een koppeling maken tussen het bedrijfssysteem en e-CertNL?

Het is mogelijk het eigen ERP-systeem te koppelen aan e-CertNL (Berichtenboek). Dit kan op diverse niveaus. Informatie hierover is terug te vinden op de site van Floricode. Voor elektronisch certificeren zijn er een aantal aanpassingen noodzakelijk. 

Ook is het mogelijk om alleen de orderregel-gegevens in e-CertNL in te lezen. Dit kan via het uploaden van een CSV-bestand. Een bestaande aanvraag kan dan gekopieerd worden en de orderregel-gegevens kunnen dan ingelezen worden. Het CSV-bestand bestaat onder andere uit data die uit het bedrijfseigen systeem gehaald worden. De handleiding hiervoor staat op de site van e-CertNL. 

Als gevolg van elektronisch certificeren moet ook de koppeling met het eigen systeem (berichtenboek) aangepast worden. Wat veranderd er?

De beschrijving van de nieuwe velden voor de berichtenboekgebruikers (webservice) is beschreven op de e-CertNL  site. 

Wat is een elektronisch fytosanitair certificaat?

Een elektronisch certificaat is een gegevensbestand (bijvoorbeeld in XML) dat fytosanitaire garanties van een bepaalde zending planten of plantaardige producten bevat. Dit gebeurt volgens internationale normen die betrekking hebben op:

  • de indeling van het bestand
  • de beveiliging van het bestand
  • de echtheidskenmerken van het bestand

Een pdf (van een papieren certificaat) is geen elektronisch certificaat, we spreken dan van een gedigitaliseerd certificaat.

Is een geprinte versie van een e-phyto ook geldig?

Een e-phyto kan in een leesbare vorm worden weergegeven om te worden afgedrukt. Zo’n afdruk is echter pas een geldig certificaat als deze is voorzien van een waarmerkstempel en handtekening van een bevoegd fytosanitair inspecteur. Tijdens de importinspectie kan de keurmeester het elektronische fytosanitaire certificaat controleren.

Gaat alles ineens over naar elektronisch certificeren?

Nee, dat gaat gefaseerd. In de overgangsperiode lopen er dus enige tijd twee processen naast elkaar. De huidige papieren en de elektronische. Dat is helaas niet te voorkomen. Elektronische fytosanitaire certificaten vervangen papieren certificaten. Landen kunnen er dus voor kiezen om alleen nog elektronische certificaten te versturen naar landen die dat accepteren.

Waarom is de opmaak van een print van een e-phyto anders dan de papieren versie? Accepteren andere landen het wel?

Ieder land kan op zijn eigen wijze leesbare afdrukken van elektronische certificaten maken, maar deze moeten altijd voldoen aan de internationale normen, met een vastgestelde volgorde van de verschillende tekstvakken.

De afdruk van het elektronische certificaat in Nederland is de weergave uit ons nationale systeem. De afdruk ziet er anders uit dan bijvoorbeeld een pdf uit Traces NT of een pdf uit het land van export. Echter, al deze (licht) verschillende weergaven moeten allemaal voldoen aan de internationale standaarden.

Wat als er storing is in één van de schakels in het elektronische systeem?

De NVWA en de keuringsdiensten stellen noodprocedures op in geval van storingen.

Als er overeenstemming is met een land, is het een kwestie van 'de knop omzetten'? Of zit daar dan eerst nog heel (elektronisch) proces aan vast?

Nee, dat hele proces zijn we nu aan het inregelen. Als het voor één land kan, kan het ook voor alle andere landen. Het is dan dus een kwestie van 'de knop omzetten'.

Ik wil mijn certificaat laten waarmerken op het kantoor Naktuinbouw. Kan dat?

Als de producten al geïnspecteerd zijn, kan het waarmerken ook op afstand.  We hebben hierin nu twee opties:

  1. Waarmerken papieren certificaten
    Kies in de inspectie-aanvraag (in de e-CertNL aanvraag) voor de inspectielocatie ’waarmerken kantoor FZI’. Naktuinbouw waarmerkt het fytosanitair certificaat en stuurt het per post naar de exporteur. Het tarief hiervoor staat gelijk aan tien inspectieminuten. De aanvraag moet voor 15:00 uur ingediend zijn anders kan het niet meer dezelfde dag afgehandeld worden.
  2. Elektronisch waarmerken op afstand
    Kies voor het waarmerken van elektronische fytosanitaire certificaten voor de inspectielocatie ‘elektronisch waarmerken Naktuinbouw FZI’. Het elektronische fytosanitaire certificaat wordt dan op afstand gewaarmerkt. Het tarief hiervoor staat gelijk aan zes inspectieminuten.

Staan deze locaties niet in e-CertNL? 
Stuur ons een aanvraag om deze locaties aan uw bedrijf te koppelen.