Veelgestelde vragen (FAQ) Im- & Export

Voor het verleggen van zendingen binnen Nederland verandert er voorlopig niets aan de werkwijze. Op ICT-gebied is er wel een aanpassing. Uw aanvraag in CLIENT Import wordt doorgestuurd naar TRACES. Dit gaat automatisch en hier merkt u niets van

Een e-phyto kan in een leesbare vorm worden weergegeven om te worden afgedrukt. Zo’n afdruk is echter pas een geldig certificaat als deze is voorzien van een waarmerkstempel en handtekening van een bevoegd fytosanitair inspecteur. Tijdens de importinspectie kan de keurmeester het elektronische fytosanitaire certificaat controleren.

Ieder land kan op zijn eigen wijze leesbare afdrukken van elektronische certificaten maken, maar deze moeten altijd voldoen aan de internationale normen, met een vastgestelde volgorde van de verschillende tekstvakken.

De afdruk van het elektronische certificaat in Nederland is de weergave uit ons nationale systeem. De afdruk ziet er anders uit dan bijvoorbeeld een pdf uit Traces NT of een pdf uit het land van export. Echter, al deze (licht) verschillende weergaven moeten allemaal voldoen aan de internationale standaarden.

Nee, dat gaat gefaseerd. In de overgangsperiode lopen er dus enige tijd twee processen naast elkaar. De huidige papieren en de elektronische. Dat is helaas niet te voorkomen. Elektronische fytosanitaire certificaten vervangen papieren certificaten. Landen kunnen er dus voor kiezen om alleen nog elektronische certificaten te versturen naar landen die dat accepteren.

Meld het toe te voegen gewas bij de planning. De NVWA beoordeelt dan of dit gewas toegevoegd kan worden. Voor lopende aangifte kunt u dan eenmalig gebruikmaken van de naam van een ander gewas uit dezelfde familie. Dit dient u wel te melden bij de planning, zodat ook de keurmeester op de hoogte is.

Als de zending is goedgekeurd, komt er automatisch een digitale inklaringscode (P2-code) naar de aangever toe. Als dat niet het geval is, kunt u contact opnemen met de planning. Zij kunnen nakijken wat de mogelijke oorzaak is dat de code niet verstuurd is.

Kopieer de aanvraag van het te vervangen certificaat. Pas de IBP productgroep aan naar "waarmerken replacement". Voer eventueel de wijzigingen door, sla die op en open op tabblad ‘documenten’ keuzevelden. Voer hier het certificaatnummer en de waarmerkdatum van het te vervangen certificaat in.

Dit papieren certificaat kunt u omruilen voor een nieuw certificaat. Maak op gebruikelijke wijze een nieuw (juist) certificaat op en vraag een inspectie aan. Geef tijdens de inspectie het oude foutieve papieren certificaat en het nieuwe papieren certificaat aan de keurmeester. De keurmeester neemt het oude in en waarmerkt het nieuwe. Let wel op de geldigheid van een certificaat. Voor elektronische certificaten geldt bovenstaande niet.

Nee, dat kan niet. Voor elk certificaat moet u een aparte aanvraag indienen.

Met opmerkingen van uw klant in het ontvangende land kunnen we niets. Heeft u een officieel schrijven van de NPPO van het ontvangende land? Dan kunt u dit naar de planning sturen. Zij vragen de NVWA dan ernaar te kijken. De NVWA voert mogelijke aanpassingen direct door.

Als deze wijzigingen bekend zijn (gemaakt) bij de NVWA wel. Maar niet alle wijzigingen zijn altijd bekend bij de NVWA. Weet u de wijzigingen wel? Stuurt u dan een officieel schrijven van de NPPO van het ontvangende land of een link naar de betreffende wettekst naar de planning. Zij vragen de NVWA dan ernaar te kijken. De NVWA voert mogelijke aanpassingen direct door.

Er wordt gesproken van ‘voortkweking’ als het teeltmateriaal betreft. ‘Sierdoeleinden’ wordt gebruikt voor de overige gebruiksdoelen.

‘Visueel vrij’ wil zeggen dat er geen zichtbare organismen aanwezig mogen zijn. ‘Praktisch vrij’ wil zeggen dat het heel beperkt aanwezig mag zijn. Echter elk land heeft organismen benoemd die voor dat land Q-organismen betreft. Hiervoor geldt een nultolerantie. Deze organismen staan ook op de handwijzer genoemd.

Als er door het Verenigd Koninkrijk (VK) geen eisen worden gesteld over bijvoorbeeld de teeltomgeving of de teeltomstandigheden, dan worden deze producten gewoon mee-geïnspecteerd. Het enige verschil is dat u in e-CertNL wel moet aangeven wat de juiste herkomst is. Stelt het VK wel eisen over bijvoorbeeld de teeltomgeving of de teeltomstandigheden? Dan moet er een pre-exportcertificaat vanuit de andere lidstaat meegestuurd te worden. Op basis hiervan kan de exportinspectie hier afgerond worden.

Voor sommige producten hebben bepaalde derde landen eisen op gebieds- of landvrijheid of op de teeltomstandigheden. Die kunnen niet altijd verklaard worden door het exporterende land. Komt het product uit een andere EU-lidstaat? Dan moet er een pre-exportcertificaat opgemaakt worden in het land van teelt. De verklaringen op dit pre-exportcertificaat zijn dan de onderbouwingen voor de afgifte van een fytosanitair exportcertificaat. Het kan gaan om materiaal uit een andere EU-lidstaat via Nederland naar een derde land, maar ook vanuit Nederland via een andere EU-lidstaat naar derde land.

Fytosanitair gezien is er geen grens is tussen Noord-Ierland en Ierland. De goederen worden behandeld als goederen voor de interne markt. Gaan er plantaardige producten via het VK naar Noord-Ierland of Ierland? Dan wordt dit gezien als vrij handelsverkeer en is een EU-plantenpaspoort voldoende. Gaat er handel van Noord-Ierland en Ierland naar het vaste land van het VK? Dan wordt dit als export (en dus import in het VK) gezien. Houd hierbij wel de Douaneregels in acht.

Ja, maar de landen van herkomst moeten wel bepaalde verklaringen aan DEFRA hebben aangegeven. Als ze dat niet hebben gedaan dan is export van deze producten niet mogelijk. Het gaat om de items B2-B3-B4 uit de landeneisen. A phytosanitary certificate may not include the official statement referred to in unless the national plant protection organisation of the country of origin has previously provided the national plant protection organisation of the United Kingdom with written details of the place(s) of production.

Op de site van DEFRA staan de landen vermeld die een verklaring hebben ingediend. Houd dit dus goed in de gaten om problemen te voorkomen.

Ja, voor deze landen gelden ook fytosanitaire eisen. Zie landeneisen.

Op de website van de NVWA staan de regels die gelden voor verpakkingsmateriaal van hout. Het VK werkt conform de ISPM 15-eisen.

De naam van het teeltgebied kan op het tabblad orderregel bij de certificaatkenmerken ingevuld worden in het veld "naam kweker" of de productomschrijving. Dan komt het op het certificaat te staan. Het is niet mogelijk het in de bijschrijving opgenomen te krijgen.

Ja, het is mogelijk voor niet-Nederlands materiaal een pre-exportcertificaat op te maken als de benodigde verklaring is gebaseerd op een behandeling, verwerking of toets die in Nederland heeft plaatsgevonden.

Stuur een mail naar de helpdesk met de gewenste verklaringstekst(en) en om welke product(en) het gaat. Dit wordt voorgelegd aan de NVWA en zij kijken of deze verklaringsteksten toegevoegd kunnen worden aan e-CertNL.

Nee, een pre-exportcertificaat uit een andere EU-lidstaat kan niet overgezet worden naar een Nederlands pre-exportcertificaat.

Nee, het kan op wit A4 papier geprint worden.

Nee, het is niet mogelijk om voor een grote partij een pre-export certificaat op te maken en die grote partij in gedeelten af te zetten middels afschrijven op het pre-exportcertificaat. Bij elke zending hoort een pre-exportcertificaat.

Nee, dat is afhankelijk van de verklaringen die de exporteur aanvinkt. Deze keuze bepaalt welke dekkingen nodig zijn om aan die eis te voldoen. Meestal is een inspectie niet noodzakelijk en voegt deze niets toe.

Dit moet de exporteur bij zijn importeur in de EU-lidstaat achterhalen. Welke verklaring heeft de importeur in de andere lidstaat nodig om de zending te exporteren naar het derde land? Er worden geen pre-exportcertificaten afgegeven zonder verklaringen, die hebben namelijk helemaal geen nut en waarde.

Nee, de afgifte van een pre-exportcertificaat valt altijd in de steekproef. Dan worden ook alle onderliggende eisen en dekkingen gecontroleerd.

Als de producten al geïnspecteerd zijn, kan het waarmerken ook op afstand.  We hebben hierin nu twee opties:
Er bestaat een mogelijkheid om fytosanitaire certificaten op afstand te laten waarmerken. Dit is alleen mogelijk als de producten als zijn geïnspecteerd of als de controle op basis van documenten kan plaatsvinden. 

zie: Waarmerken op afstand

Staan deze locaties niet in e-CertNL? 
Stuur ons een aanvraag om deze locaties aan uw bedrijf te koppelen.

Dit kunt u melden bij de planning via het digitale formulier. Zij voegen de locatie dan toe. Hier gaat echter wel een nachtrun overheen. De locatie is dan de volgende dag te gebruiken.

Nee. Aanvragen voor inspecties buiten de reguliere tijden dient u altijd per e-mail in bij de planning.

Kopieer de aanvraag van het te vervangen certificaat. Pas de IBP productgroep aan naar "waarmerken relacement". Voer eventueel de wijzigingen door, sla die op en open op tabblad ‘documenten’ keuzevelden. Voer hier het certificaatnummer en de waarmerkdatum van het te vervangen certificaat in.

De geldigheid van de voorraadkeuring voor verse planten en plantmateriaal is acht dagen. Voor ingevroren product is dat één jaar.

Een in voorraad gereedstaande hoeveelheid exportklaar product (bijvoorbeeld potplanten/ snijbloemen/ boomkwekerijproducten/ stekken/ groenten of fruit), die bij elkaar ter inspectie wordt aangeboden. De voorraad product bestaat uit de opgegeven partij(en) in het voorraadregister e-CertNL (dit zijn de orderregels). Deze kunnen gekeurd worden als ze in hal exportklaar staan maar, onder bepaalde voorwaarden, ook in de kas of het compartiment.

Momenteel is het alleen toegestaan op planten die klaar staan voor export of binnen in een kas of compartiment. Er wordt gekeken of in de toekomst, onder bepaalde voorwaarden, ook voorraadkeuringen buiten op het veld kunnen worden toegestaan. Zodra hier meer over bekend wordt dit kenbaar gemaakt.

Ja, alleen door de overeenkomst erkenningsregeling voorraadkeuringen VK aan te gaan is het laten inspecteren van de voorraad mogelijk. Op een andere manier is het niet mogelijk voorraad te laten keuren alles wordt dan per zending/fytosanitair certificaat gekeurd. (uitgezonderd export vaste planten)

Ja, dat is onderdeel van de voorwaarden. Alleen via dit voorraadkeuringensysteem en e-certNL bomen jonge planten (CBN) is het mogelijk de voorraad te laten inspecteren.

De basis is dat degene die de aanvraag in e-CertNL maakt de houder van de erkenning is. Als de exporteur de erkenning heeft kan hij aangeven waar hij de voorraad gekeurd wil hebben. Maar hij moet wel voor die voorraad aan de algemene voorwaarden kunnen voldoen. Als de inspectielocatie de erkenning heeft moet hij aan de voorwaarden voldoen. Beide is mogelijk. In het voorraadkeuringensysteem kan de aanvrager aangeven wie zijn voorraad mag gebruiken en exporteren.

Er mag een kopie van een PEC worden getoond tijdens de inspectie indien het Fytosanitair Registratie nummer (FRN) van de betreffende kwekerij er op vermeld staat. Staat dit er niet op is een kopie niet geldig. Een kopie PEC is echter slechts twee weken geldig (vanaf waarmerkdatum) en moet de zending begeleiden.

Een digitaal PEC wordt gezien als een kopie PEC. zie hierboven.

Dat is afhankelijk van de eisen die er gelden. Als er eisen zijn over bv de groeiplaats of teeltomstandigheden kan een pre export certificaat noodzakelijk zijn. Dit geeft de handwijzer uit e-CertNL dan ook aan. In veel gevallen zal dit aan de orde zijn. Lees de handwijzer of landeneisen (Groenteplanten, Plantuien/sjalotten en knoflook, sierteelt/boomkwekerij en zaaizaden) dus tijdig goed door. Het pre export certificaat moet dan vanuit de andere EU lidstaat komen en gaat NIET met de zending mee.

Aantallen afschrijven op een origineel PEC vanuit een andere EU lidstaat mag, maar uitsluitend op het originele PEC en alleen op eigen locatie. Kopie conform stempelen van een PEC is niet mogelijk en ook het omzetten van een PEC naar een NL PEC is niet aan de orde. Afschrijven op een PEC vanuit Nederland naar een andere EU lidstaat mag niet.

Omdat andere EU-lidstaten met dezelfde eisen en dekkingen van VK te maken hebben, kan het voorkomen dat u gevraagd wordt een PEC mee te leveren. U kunt deze opmaken in e-CertNL. Over het opmaken van een pre-exportcertificaat staat op onze site meer informatie.

Men kan er ook in de andere EU lidstaat ook voor kiezen om de partij daar volledig voor VK te laten keuren. Op het PEC moet dat wel heel duidelijk vermeld worden. Er moet op staan dat het aan alle eisen voor VK voldoet, en welke keuzes er voor welke organismen zijn gemaakt. Dan is een inspectie aan onze kant (van deze producten) niet meer noodzakelijk. Let wel dan is het PEC maar twee weken geldig omdat dit ook de andere eisen (dan gebied-land-teeltomstandigheden) afdekt.

Hiervoor gelden dezelfde eisen als voor bedrijven die materiaal uit een andere lidstaat laten binnenkomen. Er is een PEC noodzakelijk ook al zijn het eigen percelen.

1. Ga naar deze pagina op de website van RVO
2. Klik op > registeren en beheren
3. Log in middels e-herkenning:
          Let op: het kan dat bij het doorlopen van de machtiging een pop-up de voortgang blokkeert. Verwijder deze dan eerst.
4. Klik op iemand machtigen
5. Klik op tabblad ‘Zoek nieuwe relatie’.
6. Voer KvK-nummer 41150707 in en druk op zoek. Zodra Naktuinbouw in beeld komt, druk dan op het plusje.
          Druk op volgende.
7. Klik op tabblad ‘Kies nieuw onderwerp’.
8. Kies middels het uitrolscherm voor ‘Exportcertificaat’ en voeg dan de juiste sector toe.
9. Klik op volgende.
10. Klik op volgende.
11. Ga akkoord met de machtiging en algemene voorwaarden en druk op verstuur.

De opmaak van model 2 wijkt op een aantal punten af van model 1.

• Tabblad zending: het eigen invoicenummer (factuurnummer) moet ingevuld worden.
• Tabblad orderregel: vul hier de inspectiedatum in. Als er meer inspectiedata zijn dan extra orderregels aanmaken. Er kan maar één datum per orderregel ingevuld worden.
• Tabblad documenten: Voordat het fytosanitair certificaat geactiveerd kan worden moet op tabblad documenten het tabblad keuzevelden opengeklapt worden en daar de waarmerkdatum ingevuld worden. Daarna kan te fytosanitair certificaat geactiveerd worden.

Wijkt de invoervergunning (permit) uit het ontvangende land af van de landeneis? Zijn er verschillen dan dient u een Instructie Voor Invoervergunning (IVI) aan te vragen bij de NVWA.  Als de bemonstering voorkomt uit een eis vanuit een permit dient u, voordat u een Instructie Voor Invoervergunning (IVI) aanvraagt, zelf na te gaan of er een toets beschikbaar is bij een erkend laboratorium (Laboratorium van Naktuinbouw, BKD of bij het NIVIP). Zie exportbemonstering aanvragen

Als de bemonstering voorkomt uit een eis vanuit een permit dient u, voordat u een Instructie Voor Invoervergunning (IVI) aanvraagt, zelf na te gaan of er een toets beschikbaar is bij een erkend laboratorium (Laboratorium van Naktuinbouw, BKD of bij het NIVIP). Zie exportbemonstering.

Er zijn twee mogelijkheden:

1. In het overzichtsscherm van e-CertNL staan alle aanvragen. In de kolom ‘status’ is zichtbaar of het certificaat gewaarmerkt of verstuurd is. (Digitaal verstrekt - de documenten zijn gereed en staan klaar voor het importerende land ter beoordeling / Digitaal ontvangen - de documenten zijn door het importerende land ontvangen en worden beoordeeld / Digitaal akkoord - het importerende land heeft de documenten geaccepteerd).
2. In de bedrijfsgegevens aangeven dat er een e-mail verstuurd wordt als een fytosanitair certificaat gewaarmerkt is.

• Klik op ‘bedrijfsgegevens’ in het startscherm van de e-CertNL applicatie
• Klik op tabblad ‘rollen en rechten’
• Vink bij kopje ‘meldingen ontvangen bij de optie “’documenten opgemaakt en gewaarmerkt’ aan. De mail wordt dan verstuurd naar de opgegeven e-mailadressen.

Dit kan via de bedrijfsgegevens in e-CertNL onder kopje elektronische certificaten. Dit op basis van het certificaatnummer, land van afgifte en de datum van afgifte. 

Er wordt nog gewerkt aan een instructie. Deze plaatsen we hier zodra deze beschikbaar is.

Dit kan via de bedrijfsgegevens in e-CertNL onder kopje elektronische certificaten. Dit op basis van het certificaatnummer, land van afgifte en de datum van afgifte. 

Er wordt nog gewerkt aan een instructie. Deze plaatsen we hier zodra deze beschikbaar is.

Het is mogelijk het eigen ERP-systeem te koppelen aan e-CertNL (Berichtenboek). Dit kan op diverse niveaus. Informatie hierover is terug te vinden op de site van Floricode. Voor elektronisch certificeren zijn er een aantal aanpassingen noodzakelijk. 

Ook is het mogelijk om alleen de orderregel-gegevens in e-CertNL in te lezen. Dit kan via het uploaden van een CSV-bestand. Een bestaande aanvraag kan dan gekopieerd worden en de orderregel-gegevens kunnen dan ingelezen worden. Het CSV-bestand bestaat onder andere uit data die uit het bedrijfseigen systeem gehaald worden. De handleiding hiervoor staat op de site van e-CertNL. 

Per type register is de werkwijze iets anders.

a) Registers op basis van veldkeuringen in register:
De leverancier dient bij zijn partijaangifte bij Naktuinbouw (via mijnNaktuinbouw) aan te geven dat hij in het register wil worden opgenomen. Naktuinbouw neemt dit mee tijdens de veldkeuringen en geeft de NVWA door welke bedrijven in het register opgenomen mogen worden.

b) Registers op basis van labtoetsen:
De leverancier dient een exportbemonstering aan te vragen. Op het aanmeldingsformulier kan aangegeven worden of opname in het register een wens is Aanvragen exportbemonstering.

Gezaagde kerstbomen (Picea) worden fytosanitair gezien als siertakken. Bij exporteren van gezaagde kerstbomen moet, indien certificaat nodig is, een certificaat worden opgemaakt in de applicatie 'Snijbloemen en potplanten' (CST). Dit kan niet in de applicatie 'Bomen jonge planten' worden opgemaakt. Dit geldt ook voor export van gezaagde kerstbomen naar het Verenigd Koninkrijk.
Graag aandacht hiervoor.

Kerstkransen en kerststukjes kunnen in de applicatie 'Snijbloemen en potplanten' (CST) ingevoerd worden als "plantenmix' en dan gebruik makend van de optie grondstoffen. Vervolgens kunnen de afzonderlijke soorten takken (en het land van herkomst daarvan) hierin worden opgegeven. Dit kan niet in de applicatie CBN.

Ervaart u als exporteur problemen in een derde land en/of wordt een zending vastgelegd? Handel dit via de gebruikelijke weg af en niet door een keurmeester te bellen. 
* Gaat de vraag over het proces of over het aanvragen van een replacement? Stuur dan een e-mail naar onze planning. 
* Ondervindt u problemen rondom het maken van een replacement in e-CertNL? Neem dan contact op met de helpdesk.

Omdat bij het waarmerken van een elektronisch certificaat de gegevens direct worden doorgestuurd naar het land van bestemming is omruilen niet meer mogelijk. Er dient dan altijd een vervangend (replacement) certificaat aangevraagd te worden. Zie Replacement (vervangend fytosanitair certificaat)

Aanmelden hiervoor kan via onze website. Vink de nieuwsbrief import/export aan en het veld voor invulling van het mobiele nummer verschijnt. Vul daar u telefoonnummer in en u wordt opgenomen in het verzend bestand.